Inspiratie

Omdat innovatie nooit af is: gemeente Utrecht zoekt inspiratie via Permanent Beta

Initiate
Geschreven op 11 december 2017

‘Ik was eerst even op het verkeerde been gezet,’ zegt Gerbrich Kuperus, sinds de zomer van 2017 directeur Maatschappelijke Ontwikkeling bij de gemeente Utrecht. ‘Ik dacht bij “beta” aanvankelijk aan exacte vakken en dergelijke. Het staat in de naam van Permanent Beta voor “continu in testfase en ontwikkeling zijn”. Tijdens het afgelopen Permanent Beta Festival maakte ik kennis met een verfrissend andere kijk op vernieuwing. Ik reed na afloop zingend vanuit Drente terug naar Utrecht.’

Gerbrich Kuperus was een van de tientallen inzenders toen Initiate in mei 2017 deze vraag aan gemeenten stelde: ‘Heb je een concrete vraag of uitdaging waar je de denkkracht van designers bij zou kunnen gebruiken?’ Uit de inzendingen zijn drie vraagstukken geselecteerd die vervolgens in samenwerking met de Dutch Design Foundation verder zijn gebracht, tot en met een presentatie van prototypes tijdens de Dutch Design Week. Bleef Gerbrich Kuperus daardoor met lege handen achter? Niet helemaal. Via Initiate kwam zij in contact met Permanent Beta. Kim van den Berg van Permanent Beta schetst kort wat dit fenomeen is en waar het vandaan komt. ‘Permanent Beta is vijf jaar geleden opgezet door Martijn Aslander, Jan-Henk Bouman en Peter Ros. Hun opvatting is: de wereld is nooit af. Dat is niet voor niets ook de titel van een boekje dat Martijn samen met Erwin Witteveen schreef. De moderne samenleving zit in een continue “loop” van verandering, zo is de gedachte. Er is geen status quo. Als je dat doorziet en inziet, is vervolgens de vraag: “Hoe ga ik met die continue verandering om? Hoe kan ik daar het beste uithalen?” Daarvoor is het Permanent Beta Festival opgezet. Hier komen jaarlijks honderden mensen bijeen, uit alle hoeken van Nederland en alle lagen van de bevolking. We noemen ze zelf ook wel friskijkers, dwarsdenkers, creatieven of systeemprikkers. Ze kunnen allerlei werkzaamheden of functies hebben, bijvoorbeeld in de consultancy, de ICT, de zorg, het onderwijs; ze komen overal vandaan. Wat deze mensen gemeen hebben, is hun drive om vrijwillig en kosteloos iets bij te dragen aan actuele vraagstukken. De online community van Permanent Beta zit nu op zo’n 4.000 deelnemers. Die clusteren zichzelf naar hun expertise- en interessegebieden. Zo is er bijvoorbeeld een community op het gebied van bio-hacking. Er is veel nadruk op technologie, we hebben een directe lijn met de Singularity University in Eindhoven. Tijdens een Permanent Beta Festival kunnen deelnemers kiezen bij welke Meet Up ze willen aansluiten. Ze komen met ideeën, wisselen contactgegevens uit, alles mag.’

Labsessie voor gemeente Utrecht
Die opzet sprak Gerbrich Kuperus van de gemeente Utrecht sterk aan. Ze legt uit met welk vraagstuk ze afreisde naar Drenthe, om dit daar in een Labsessie neer te leggen. ‘In de gemeente Utrecht zetten we in op Heel Utrecht Sociaal Vitaal, waarmee we werken aan veerkrachtige gezinnen in de stad. We werken vanuit drie kernwaarden: doen wat nodig is, de inhoud is altijd leidend en de cliënt is aan zet, de rest sluit daar op aan. We bewandelen daarmee een nieuwe weg. Dat is voor de beleidsprofessionals en leidinggevenden een flinke omslag geweest, en nòg. Zij staan voor de uitdaging hun werk anders in te richten. Anders verantwoorden. Anders inkopen. Andere soorten afspraken maken met onder andere de zorgaanbieders in de stad. Daartoe hebben deze medewerkers, die inmiddels zijn opgeleid tot Urban Professionals, een heel ontwikkeltraject doorlopen. In die leergang gaat het om elementen als sturen op de bedoeling, van buiten naar binnen werken, datagedreven sturing en persoonlijk leiderschap. We hebben die nieuwe rol en invulling met verve en enthousiasme opgepakt. We zien dat we veel vrijer kunnen acteren in de stad, meer actief betrokken zijn bij de opgaven die er liggen. Daarentegen hebben we ook te maken met wat ik wel eens de oude wereld noem. Daar gaat het toch vaak over onderwerpen als Burger Service Nummers, tijdregistratie, wachtlijsten en de effectiviteit van specifieke interventies. Er is af en toe dus een zekere spanning tussen wat je het oude Public Management zou kunnen noemen, en het nieuwe Public Value Management. Dat betekent dat wij, gemeente, moeten blijven leren en ontdekken hoe we nu die nieuwe manier van werken vormgeven, vasthouden en verantwoorden. Zie daar het vraagstuk dat ik heb meegenomen naar Drenthe, naar het Permanent Beta Festival.’

Van vluchtsimulator tot clown
De vraag die Gerbrich vooraf formuleerde, luidde letterlijk: Hoe richt je een zelflerende simulatie in die de U-professional ondersteunt? Zelf speelde Gerbrich met de gedachte om een soort van flight simulator te ontwerpen, waarmee beleidsprofessionals op een heel aantrekkelijke manier uitgedaagd kunnen worden om keuzes in hun werk te expliciteren. Gerbrich: ‘Ik stelde me voor dat je dan een casus voor je krijgt, of vragen van de wethouder. Hoe ga je daarmee om, hoe werk je dat uit?’ Tijdens het Permanent Beta Festival namen zo’n twintig aanwezigen deel aan de Labsessie waar de vraag van Gerbrich ter tafel kwam. De deelnemers verrasten met de meest uiteenlopende gedachten, suggesties en ideeën. Gerbrich: ‘Een idee dat me zeker aansprak, was het inrichten van een Escape Room. Mensen voelen zich niet zelden gevangen in een soort bureaucratie, komen daar niet meer uit. Waarom dan niet een ruimte ingericht waarin de beleidsprofessional zelf iemand is met multi-problemen, om daar een uitweg uit te zoeken?Ook verrassend was de suggestie om een professionele clown in te huren, die overal tussenbeide mag komen. Je stelt deze aan om – wanneer die clown dat passend acht – ineens bijvoorbeeld in een raadsvergadering in te breken, om te reflecteren op hoe er wordt gewerkt en wat er ook alweer was afgesproken. Daarnaast is nog een hele reeks aan ideeën geopperd en heb ik een waslijst aan waardevolle contacten opgedaan.’

Hoe nu verder?
We schreven het al vaker op deze website, we lezen het ook elders: de lastigste stap bij innovatie is de implementatie. Dat blijkt ook hier. Kim van den Berg herkent en erkent dat het opschalen van ideeën ook voor Permanent Beta een breinbreker is: ‘In principe zijn we – net als Initiate – alleen de facilitator, de tussenschakel. Wij brengen mensen met vraagstukken, uitdagingen en ideeën bij elkaar. We nemen niet het vraagstuk over. Toch zouden we graag zien dat al die mogelijke oplossingen die hier de revue passeren, verder gebracht worden. Deels zal dat zeker gebeuren doordat mensen elkaar later nog weer treffen en dan samen de schouders eronder zetten. Dan hebben wij gefungeerd als matchmaker. Niettemin zijn we nu bijvoorbeeld met de Politie in gesprek over hoe we de resultaten van hun Labsessie gezamenlijk kunnen oppakken. Het is zoeken naar een vorm, maar dat is nou precies wat we leuk vinden: zoeken, proberen, leren, innoveren.’ Gerbrich zegt over de resultaten van het Permanent Lab: ‘Het is niet zo dat ik de maandag na het Festival meteen een idee ben gaan uitwerken. Voor mij begint innovatie met de juiste mindset, een openstaan voor alle mogelijke invalshoeken en oplossingen. Daar helpt Permanent Beta uitstekend bij, net overigens als andere out-of-the-box instrumenten. Ik vind het voor mezelf belangrijk om via deze weg fris en geïnspireerd te blijven. Het helpt je om te realiseren dat voor elk vraagstuk altijd weer oplossingen te verzinnen zijn waar je zelf nooit opgekomen was. Alleen die gedachte al werkt bevrijdend: het kan altijd anders.’

 

 

 

 

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *